תבנית נוהל – דוגמא ראשית

  • מחלקה: כספים
  • קהל יעד: כלל העובדים
  • סטטוס: בתוקף
  • עודכן לאחרונה: 01.01.2026
  • איש קשר: מחלקת כספים

נוהל רכש בכרטיס אשראי מכללתי

נוהל זה מסדיר את תהליך הרכש בכרטיס אשראי של המכללה, כולל אישורים, תקרות וסגירת חשבונית.

פירוט הנוהל

תקציר

נוהל זה מסדיר את תהליך ביצוע רכש באמצעות כרטיס אשראי מכללתי, כולל תנאי שימוש, תקרות אישור, חובת תיעוד ודיווח, וכן אופן סגירת החשבונית מול מחלקת הכספים.

להבטיח שימוש מבוקר, תקין ושקוף בכרטיסי אשראי מכללתיים, בהתאם לנהלי המוסד ולכללי הבקרה התקציבית.

הנוהל חל על כלל עובדי המכללה המורשים לבצע רכישות באמצעות כרטיס אשראי מכללתי, בהתאם לסמכות שאושרה להם מראש.

  • כרטיס אשראי מכללתי ישמש לצורכי עבודה בלבד.

  • אין לבצע רכישה לצרכים אישיים בכל מקרה.

  • כל רכישה מחייבת אישור מוקדם של מנהל המחלקה.

 

  • יש להעדיף ספקים מאושרים על ידי המכללה ככל האפשר.

שלב 1 – בקשת אישור

העובד יפנה למנהל המחלקה ויציג:

  • פירוט המוצר או השירות המבוקש

  • עלות משוערת

  • נימוק מקצועי לרכישה

האישור יינתן בכתב (דוא"ל מספיק).

שלב 2 – ביצוע הרכישה

לאחר קבלת אישור:

  • הרכישה תבוצע באמצעות הכרטיס המכללתי בלבד

  • יש לוודא קבלת חשבונית מס/קבלה על שם המכללה

שלב 3 – העברת מסמכים

בתוך 3 ימי עבודה ממועד הרכישה יש להעביר למחלקת הכספים:

 

  • חשבונית מקורית

  • אישור מנהל המחלקה

  • טופס דיווח רכישה (אם קיים)

  • עד 2,000 ₪ – באישור מנהל מחלקה

  • 2,000–10,000 ₪ – באישור מנהל מחלקה + מנהל כספים

  •  

  • מעל 10,000 ₪ – מחייב אישור הנהלה

במקרה של רכישה דחופה או חריגה מהנוהל:

 

  • יש לדווח מידית למנהל המחלקה ולמחלקת כספים

  • כל חריגה תיבדק לגופה

מחלקת הכספים תבצע בקרה חודשית על כלל החיובים ותוודא:

 

  • התאמה בין חשבוניות לחיובים

  • עמידה בתקרות ובנהלים

  • קיום אישורים נדרשים

האחריות על שימוש תקין בכרטיס האשראי חלה על העובד המורשה ועל מנהל המחלקה המאשר.

מחלקת כספים
דוא"ל: finance@college.ac.il
טלפון פנימי: 1234

שאלות נפוצות

ת: כן, בכפוף לאישור מראש ובהתאם לנהלי נסיעות לחו"ל.

ת: יש לפנות לספק להנפקת העתק ולהודיע למחלקת כספים.

ת: כן, באתרים מאובטחים בלבד ולאחר קבלת אישור.

להורדת הנוהל המלא